ZOOMの使い方完全マニュアル

Web会議システム「ZOOM」の使い方を解説します。

Web会議システム「ZOOM」は、ビジネスでも必須のコミュニケーンツールになってきていますので、ZOOMの使い方をマスターして、仕事の生産性を高めていきましょう。

1.ZOOMとは?

ZOOMは、いつでも・どこでも・誰とでもWeb会議ができる非常に利便性の高いWeb会議システムです(基本機能は無料でも利用することができます)。

ZOOMは、アメリカの会社が開発したWeb会議システムで2011年よりサービス開始され、スカイプよりも通信品質や利便性が高く、世界中でユーザーを増やしつつあります。

2016年に日本語対応し、日本でも急速にユーザーが増えてきています。

ZOOMは、無料アカウントでも資料共有や画面共有やホワイトボードやチャットなどWeb会議に必要な機能はほぼ全て完備されていて、会議には100人まで同時参加することができます。

ZOOMは、Web会議の主催者が会議招集してURLを発行し、参加者はZOOMにアカウント登録しなくても、そのURLをクリックするだけで会議に参加することができるので簡単に参加しやすい利便性の高さも魅力です。

ZOOMは、PC、スマートフォン、タブレットなどのあらゆるデバイスで利用することができるので、どんな場所でも参加しやすい特徴もあります。

2.ZOOMの活用事例

ZOOMは色んなビジネスコミュニケーションで活用することができますので、仕事のやり方を劇的に変革することができる可能性を持っています。

2-1.打合せ、コンサル、対談

顧客との商談、打合せ、コンサルティングなどにZOOMは非常に有効に活用できます。

ZOOMを使ってWeb会議にすることで、いつでもどこでも会議することができ、移動時間が削減できたり、画面共有で資料を見ながら会議をしたり、ホワイトボードを利用できたりと、通常の会議と同じようなことがZOOMで実現できます。

また、Web会議は動画や音声で保存することもできますので、通常の会議をやるよりも、仕事の効果・効率(生産性)を向上することもできます。

2-2.ウェブセミナー

ZOOMは、通信品質が高いので、無料でも100名まで同時参加できるWeb会議を行うことができます(有料オプションで10,000名まで追加することもできます)。

ZOOMを活用することで、Webでセミナーを行うウェブセミナーを容易に開催することができるようになります。

ZOOMの画面共有機能を使って、スライド・動画・マインドマップ・画像・Webサイト・ホワイトボードなどを共有しながら、効果的なプレゼンテーションを行うこともできます。

ZOOMの録画機能を使えば、ウェブセミナーを動画にして、会議参加者に後から復習できるようにしたり、会議に参加できなかった人にも動画を共有してウェブセミナーを視聴してもらうようにすることもできます。

2-3.動画制作

ZOOMは、ひとりでWeb会議を行うこともできます。

ZOOMの録画機能を利用して、カメラの前で話すプレゼン動画や、スライドを解説するスライド動画や、画面操作を解説するデモンストレーション動画などの動画制作をすることにも利用できます。

これまで画面キャプチャーした動画を制作するには、カムタジアなどの画面キャプチャーソフトを購入したりして制作する必要がありましたが、ZOOMを利用すれば、スライド動画やデモンストレーション動画なども容易に制作することができます。

3.ZOOMの特徴・スカイプとの違い

3-1.通信品質:ZOOMは通信が快適

ZOOMとスカイプの大きな違いのひとつが「ZOOMは通信品質が高い」という違いがあります。

スカイプもオンラインコミュニケーションツールとして非常に優れていましたが、「通信が不安定」というネックがありました。

特に複数人でのグループミーティングでは、通信が不安定になりやすく、途中で通信が途切れたりすることがよく起きていました。

ZOOMは、一説によると、通信量がスカイプの10分の1程度に軽量化できているので通信が安定していて、多くの人が同時参加できる環境を実現できたそうです。

ZOOMは、多人数とWeb会議やウェブセミナーを開催したい人などが利用しだして、今非常に注目を集め、利用ユーザーが急増しています。

3-2.利便性:ZOOMは簡単に始めることができる

ZOOMとスカイプの大きな違いとして、Web会議への参加方法の違いがあります。

スカイプの場合は、事前にスカイプのアカウントを取得して、お互いにアカウントを教えあって友達登録したりしておくなどの事前準備の手間が必要でした。

ZOOMは、主催者がWeb会議を登録して参加URLを発行し、参加者はそのURLをクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加することができます。

3-3.機能性:ZOOMはWeb会議に必要な充実した機能を利用できる

ZOOMは、機能面でもスカイプよりも優れています。

ZOOMは、Web会議に必要な画面共有、ホワイトボード、チャット、録画、ブレイクアウトルームなどの機能を無料で利用することができます。

従来、こうしたWeb会議に必要な機能が備わったWeb会議システムを利用するには、かなり高額なWeb会議システムを導入したりする必要があったのですが、ZOOMでは、そうした高機能なWeb会議システムを無料もしくは非常に低コストで利用することができます。

4.ZOOMでできること(主な7つの機能)

4-1.Web会議

ZOOMは、無料アカウントの場合、最大100人まで同時にWeb会議することができます。

ウェブセミナーなどで100人以上の多人数とWeb会議をする場合は、有料オプションで最大10,000人まで増やすことができます。

4-2.画面共有

ZOOMの画面共有機能を利用することで、資料・Webサイト・動画等を共有しながら、効果的にコミュニケーションすることができます。

資料共有

動画共有

マインドマップ共有

クラウドでマインドマップを共有できる「mindmeister」を画面共有することで、Web会議の参加者が一緒にリアルタイムにマインドマップに書き込みすることができます。

リアルの会議で、ホワイトボードに参加者の意見を書き込んでいくイメージで、オンライン上のホワイトボードのように、このマインドマップを利用すると、Web会議を活性化することができます。

Googleのドキュメント共有サービスのワードやエクセルのようなツールを使って、参加者で一緒に書き込みしたりすることもできます。

4-3.ホワイトボード

ZOOMの標準機能にホワイトボード機能も用意されています。

ホワイトボードを共有しながら、参加者で一緒に書き込みすることができます。

ZOOMでは、ホワイトボードに記入したテキストや図を動かしながら、アイデアを構造化して整理したり、まとめをしたりすることができるので、通常の会議のホワイトボードよりも利便性の高い使い方をすることもできます。

4-4.チャット

ZOOMでは、チャット機能も標準装備されています。

チャットの宛先を全員向けや個別の人向けなどの詳細な設定もできて便利です。

チャットのログをテキストで保存することもできます。

4-5.録画

ZOOMの特に優れた機能が「録画」機能があることです。

Web会議を動画記録、音声記録として保存することができ、これは非常に活用メリットがあります。

4-6.ブレイクアウトルーム

ZOOMでは、Web会議中に参加者をグループ分けして、それぞれのグループの参加者だけで会話できるブレイクアウトルームを使うことができます。この機能はこれまでのWeb会議システムには無かった新機能のようです。

リアルのセミナーや研修で3人〜4人のグループに分かれてグループシェアしたりすることがありますが、それと同じようなことをZOOMのWeb会議で行うことができます。

主催者は、それぞれのグループのブレイクアウトルームを見て回ることができ、それぞれのグループと会話したりすることもできます。

4-7.バーチャル背景

ZOOMのバーチャル背景機能を使えば、自分の映像の背景に画像を挿入することができます。

自宅でZOOMをやる際、自宅の生活感のある雰囲気を出したくない場合などに、このバーチャル背景機能を使い、映したい画像を設定すれば、背景画像を変えることができます。

グリーンの布を用意して、グリーンバックにすることで、バーチャル背景を綺麗に写すことができます。

記者会見の時にロゴがたくさん表示されている背景を使ったりしてブランディングしているのをよく見かけますが、ロゴ背景画像を用意しておけば、同じようなイメージのものにすることもできます。

5.ZOOMに必要な機材やソフト

ZOOMに必要な機材をご説明します。

5-1.PC、スマホ、タブレット

ZOOMは、PC・スマートフォン・タブレット(iPad等)にZOOMのアプリケーションをインストールして利用することができます。ZOOMのアプリケーションは、ZOOMのHPからダウンロードすることができます。

5-2.ビデオカメラ

ZOOMはカメラ無しでも利用することができますが、カメラがあれば顔を表示することができます。

PC・スマートフォン・タブレットなどにカメラ機能がついていれば、そのカメラを利用できます。

旧タイプのPCなどでカメラ機能がついていない場合は、外付けカメラをUSB等で接続すればカメラも利用できます。

5-3.マイク、イヤホンマイク、ヘッドセットマイク

ZOOMの音声収録するためのマイクも基本的にはPC・スマートフォン・タブレット等のものが利用できます。

ZOOMのWeb会議の音声がハウリングするケースもあるため、ハウリングを防ぐ場合はイヤホンマイクやヘッドセットマイクを使うことをおすすめします。

6.ZOOMの評判

  • ZOOMは仕事で色んな活用ができそう。
  • ZOOMでコンサルをやるようにすれば、距離の遠い人にも対応できて、ビジネスチャンスを広げることができる。
  • ZOOMでセミナーをやれば、会場を借りたりする手間やコストもかからず、気軽にセミナーを開催できる。
  • 顧客の打合せなどZOOMを活用することで、いつでもどこでも会議ができるので、仕事の生産性があがりました。
  • スカイプよりも通信が安定している。使いやすくて機能が豊富で、スカイプより断然ZOOMの方が良い。

7.ZOOMの使い方完全マニュアル(目次)

<基本編>
ZOOMの使い方①:ZOOMでできること・スカイプとの違いとは?
ZOOMの使い方②:ZOOMのアプリをダウンロードする方法
ZOOMの使い方③:ZOOMのアカウントを取得する方法
ZOOMの使い方④:ZOOMでWeb会議を開催する&参加する方法
ZOOMの使い方⑤:ZOOMの基本的な操作方法&画面解説(PC版)

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コンサルタント&講師専門のビジネスプロデューサー。早稲田大学商学部卒業後、経営戦略コンサルティングファームにて、大手自動車メーカー、大手百貨店、中古車流通、ソーシャルメディアマーケティング分野等の各業界ナンバーワン企業の経営改革プロジェクトを推進。 現在は「新しい教育を通じて社会を豊かにしていく」ミッションに基づき、有力なコンサルタントや講師のコンテンツマーケティングやビジネスモデル構築のプロデュースを手がける。

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