Zoomをビジネスに活用するメリット

オンライン会議システム「Zoom」を利用することで、容易にオンライン会議やオンラインセミナーを開催することができます。

仕事のデジタル化が進む中で、オンライン会議システム「Zoom」は、ビジネスで必須のコミュニケーンツールになってきていますので、Zoomの使い方をマスターして、仕事の生産性を高めていきましょう。

1.オンライン会議システム「Zoom」とは?

Zoomは、いつでも・どこでも・誰とでもオンライン会議ができる非常に利便性の高いオンライン会議システムです(基本機能は無料でも利用することができます)。

Zoomは、アメリカの会社が開発したオンライン会議システムで2011年よりサービス開始され、Skypeよりも通信品質や利便性が高く、世界中でユーザーを増やしつつあります。

2016年に日本語対応し、日本でも急速にユーザーが増えてきています。

Zoomは、無料アカウントでも資料共有や画面共有やホワイトボードやチャットなどオンライン会議に必要な機能はほぼ全て完備されていて、会議には100人まで同時参加することができます。

Zoomは、オンライン会議の主催者が会議招集してURLを発行し、参加者はZoomにアカウント登録しなくても、そのURLをクリックするだけで会議に参加することができるので簡単に参加しやすい利便性の高さも魅力です。

Zoomは、PC、スマートフォン、タブレットなどのあらゆるデバイスで利用することができるので、どんな場所でも参加しやすい特徴もあります。

2.Zoomの活用パターン

Zoomは様々なコミュニケーションの用途で活用することができますので、仕事のやり方を劇的に変革することができる可能性を持っています。

2-1.オンライン会議(商談、コンサル、対談等)

顧客との商談、打合せ、コンサルティングなどをオンラインで行うのに、Zoomは非常に有効活用できます。

Zoomを使ってオンライン会議にすることで、いつでもどこでも会議することができ、移動時間が削減できたり、画面共有で資料を見ながら会議をしたり、ホワイトボードを利用できたりと、通常の会議と同じようなことがZoomで実現できます。

また、オンライン会議は動画や音声で保存することもできますので、通常の会議の議事録の代わりに動画や音声で記録に残すことで、仕事の効果・効率(生産性)を向上することもできます。

▼Zoomのオンライン会議の録画動画(サンプル)

2-2.オンラインセミナー

Zoomは、通信品質が高いので、無料でも100名まで同時参加できるオンラインセミナーを行うことができます(有料オプションで10,000名まで追加することもできます)。

Zoomを活用することで、オンラインで容易にセミナーを開催することができるようになります。

Zoomの画面共有機能を使って、スライド・動画・マインドマップ・画像・Webサイト・ホワイトボードなどを共有しながら、効果的なプレゼンテーションを行うこともできます。

Zoomの録画機能を使えば、オンラインセミナーを動画にして、セミナー参加者に後から復習できるようにしたり、セミナーに参加できなかった人にも動画を共有してオンラインセミナーを視聴してもらうようにすることもできます。

2-3.動画制作

Zoomは、主催者が自分ひとりでオンライン会議を行うこともできます。

Zoomのビデオ録画機能を利用して、PCカメラに向かってひとりで話すプレゼン動画や、スライドを解説するスライド動画や、画面操作を解説するデモンストレーション動画などの動画制作をすることにも利用できます。

これまで画面キャプチャーした動画を制作するには、カムタジアなどの画面キャプチャーソフトを購入したりして制作する必要がありましたが、Zoomを利用すれば、スライド動画やデモンストレーション動画などのキャプチャ動画も容易に制作することができます。

3.Zoomでできること(主要な7つの機能)

3-1.最大1万人までの大人数でのオンラインセミナー

Zoomは、無料アカウントの場合、最大100人まで同時にオンライン会議&セミナーを開催することができます。

100人以上の多人数とオンラインセミナーをする場合は、有料オプションを利用することで最大10,000人まで参加者を増やすことができます。

3-2.画面共有

Zoomの画面共有機能を利用することで、資料・Webサイト・動画等を共有しながら、効果的にコミュニケーションすることができます。

【動画】資料共有の利用イメージ

【動画】動画共有の利用イメージ

【動画】マインドマップの利用イメージ

クラウドでマインドマップを共有できる「mindmeister」を画面共有することで、オンライン会議の参加者が一緒にリアルタイムにマインドマップに書き込みすることができます。

リアルの会議で、ホワイトボードに参加者の意見を書き込んでいくイメージで、オンライン上のホワイトボードのように、このマインドマップを利用すると、オンライン会議を活性化することができます。

Googleのドキュメント共有サービスのワードやエクセルのようなツールを使って、参加者で一緒に書き込みしたりすることもできます。

3-3.ホワイトボード

Zoom&Miroを活用したオンラインファシリテーション

Zoomの標準機能にホワイトボード機能も用意されています。

ホワイトボードを共有しながら、参加者で一緒に書き込みすることができます。

Zoomでは、ホワイトボードに記入したテキストや図を動かしながら、アイデアを構造化して整理したり、まとめをしたりすることができるので、通常の会議のホワイトボードよりも利便性の高い使い方をすることもできます。

3-4.チャット

Zoomでは、チャット機能も標準装備されています。

チャットの宛先を全員向けや個別の人向けなどの詳細な設定もできて便利です。

チャットのログをテキストで保存することもできます。

3-5.録画

Zoomの特に優れた機能が「録画」機能があることです。

オンライン会議を動画記録、音声記録として保存することができ、これは非常に活用メリットがあります。

3-6.ブレイクアウトルーム

Zoomでは、オンライン会議中に参加者をグループ分けして、それぞれのグループの参加者だけで会話できるブレイクアウトルームを使うことができます。この機能はこれまでのオンライン会議システムには無かった新機能のようです。

リアルのセミナーや研修で3人〜4人のグループに分かれてグループシェアしたりすることがありますが、それと同じようなことをZoomのブレイクアウトルームで行うことができます。

主催者は、それぞれのグループのブレイクアウトルームを見て回ることができ、それぞれのグループと会話したりすることもできます。

3-7.バーチャル背景

Zoomバーチャル背景画像オフィスビジネス

Zoomのバーチャル背景機能を使えば、自分の映像の背景に画像を挿入することができます。

自宅でZoomをやる際、自宅の生活感のある雰囲気を出したくない場合などに、このバーチャル背景機能を使い、映したい画像を設定すれば、背景画像を変えることができます。

グリーンの布を用意して、グリーンバックにすることで、バーチャル背景を綺麗に写すことができます。

記者会見の時にロゴがたくさん表示されている背景を使ったりしてブランディングしているのをよく見かけますが、ロゴ背景画像を用意しておけば、同じようなイメージのものにすることもできます。

4.Zoomの評判【利用者の声】

  • Zoomは仕事で色んな活用ができそう。
  • Zoomでコンサルをやるようにすれば、距離の遠い人にも対応できて、ビジネスチャンスを広げることができる。
  • Zoomでセミナーをやれば、会場を借りたりする手間やコストもかからず、気軽にセミナーを開催できる。
  • 顧客の打合せなどZoomを活用することで、いつでもどこでも会議ができるので、仕事の生産性があがりました。
  • スカイプよりも通信が安定している。使いやすくて機能が豊富で、スカイプより断然Zoomの方が良い。
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コンサルタント&講師専門のビジネスプロデューサー。早稲田大学商学部卒業後、経営戦略コンサルティングファームにて、大手自動車メーカー、大手百貨店、中古車流通、ソーシャルメディアマーケティング分野等の各業界ナンバーワン企業の経営改革プロジェクトを推進。 現在は「新しい教育を通じて社会を豊かにしていく」ミッションに基づき、有力なコンサルタントや講師のコンテンツマーケティングやビジネスモデル構築のプロデュースを手がける。

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