資料作成のスピードと質が高まるWord&PowerPointの便利な使い方


※動画を1.5倍速で視聴していただくと高速学習できておすすめです。

 

こんにちは、伊藤剛志です。

先日、ビジネス文書作成のエキスパートの豊田倫子先生の『セミナー資料作成講座』で、「WordやPowerPointを見やすく美しく効率よく資料作成する方法」を教えて頂きました。

教わってから日々実践しているのですが、素晴らしい効果が生まれています。

このノウハウは皆様にもとてもおすすめなので、私が学んだノウハウや実践して良かったノウハウなどをシェアしたいと思います。

IT苦手なままずっときていました・・・

私は、元々、経営コンサルタントとして、企画書やマニュアルなどの成果物を企業に納品する仕事をしていましたが、WordやPowerPointなどはほぼ自己流で基本スキルの理解もしっかりできていない状態でした。

自分でも非効率だなとか、もっと勉強すればうまく使えるんだろうなと思いながらも、それでも自己流でそれなりに仕事はできていたのですが、最近のWordやPowerPointのメニューバーを見ても知らない機能が大半だったりします。

WordやPowerPointの基本スキルや便利な機能や使い方を押さえることで、仕事の作業効率や品質など、仕事の生産性アップにもかなり繋がるだろうということは常々感じたりしていました。

多くの人も自分と同じではないかと思います。

たまたま資料作成のエキスパートの豊田さんという素晴らしい友人がいて、ノウハウを直接教えてもらえる機会があり、教えていただいたノウハウを実践することで、やはり素晴らしい成果が多かったので、ぜひWordやPowerPointをもっと上手く使いたい方、文章を書く力を高めたい方、資料作成力を高めたい、資料作成スピードを高めたい方とこのノウハウを共有できればと思います。


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WordやPowerPointの便利な使い方

アウトラインが便利です

資料を創る時に、全体の構成を箇条書きしてから資料作成するようにしていますが、Wordのアウトライン機能を使って構成を創ると、全体の構成を階層化して、その階層構造の中にアイデアを展開していくという書き方が、とても楽しく効率も良くなりました。

マインドマップを創る時と同じ様に、おそらく脳の構造が階層化されていると情報整理しやすいのだと思います。

Wordで自分で階層分けして構成創りしていましたが、断然アウトライン機能を使った方がやりやすくなりました。

アウトライン機能を使うとアイデアや考えも整理しやすく、文章力も確実に上がりますので、絶対おすすめの機能です。

自分のブランディングを意識する

フォント、文字サイズ、色など文章で使用する仕様を決めておくというのもパーソナルブランディングで重要になってきます。

ごちゃごちゃした美しくないのはそもそも論外です。アマチュアです。

プロは、自分の文章はこのスタイルというマイフォント、マイサイズ、マイカラーなどを持っておくべきです。

フォント、サイズ、カラーには基本ルールがありますので、そのルールを参考にしつつ、自分の仕様を決めると良いです。

PowerPointはマスタを使う

聞いたことはあっても、使えていなくて、使うべき機能が、PowerPointのマスタ機能です。

マスタを開くと、色んなスライドのマスタが入っています。

マスタを変にいじるとPowerPointのテンプレートが壊れて資料がおかしくなってしまうのではないか、何も知らずに触るのは良くないのではということで、カスタマイズしたくても使い方がわからずに放置していました。

しかし、豊田さんにこのマスタの使い方を教えて頂いて目から鱗が落ちました。

デフォルトの不要なマスタは捨ててしまって、自分が使用するスライドのテンプレートをマスタで設定して自分仕様にカスタマイズしておくと、資料作成がかなり効率化されます。

図形なども自分がよく使う図形などを設定したりできます。

図形のテンプレートを別に用意しておいて、それを使うようにするというやり方でも良いですが、毎回似たような図形を創るよりも、そうしたやり方の方がスピードや質も高まります。

頭でわかっていても、できていないことがたくさんあります。

やってみると、すごく効果・効率・品質が高まります。

WordやPowerPointは、ビジネスの基本ツールなので使っている時間も多く、この時間の効率・効果・品質を高めることは、ビジネスの生産性や時短などにもかなり大きな成果を創り出すことができます。

学ぶ力(学習力)も大事です!

ビジネスの基礎スキルの土台を固める

ITスキルは、ビジネスでまずマスターすべき重要スキルです。

他には情報管理スキル(情報収集〜情報整理〜アウトプットする力)、プレゼンテーション力なども必須で大事です。

目標管理や時間管理などのマネジメント力も大事です。

こうしたビジネスの基礎スキルをマスターすることは、本当に大事です。

ビジネス成果を創り出す基盤となります。

この基盤スキルが弱いと、いくら業務ノウハウを学んでも、仕事の効率・効果・品質が高まりません。

基礎スキルの土台のスキルアップは超重要です。

エキスパートから直接学ぶ

それにしても、本当に持つべきものは、エキスパートの友人です。

エキスパートから、課題解決に繋がる実践的なノウハウやスキルを効率良く学ぶことで、効率よくスピーディーに成長していくことができます。

学びを吸収し成果に繋げる方法

学んだことは直ぐに実践するというのも大事な学び方です。

「鉄は熱いうちに打て」の格言通り、学びは直ぐに実践して身体で覚えながら頭で理解していくのが最も学習効果が高いと感じています。

そして実践しながらわからないことをひとつひとつ学びながら課題解決していくことで本当の力が養われていきます。

そして、学んだことや実践ノウハウをこのようにアウトプットしてシェアすることで、自分の経験や知恵の整理や理解に繋がり、また仲間と良いナレッジを共有(分かち合い)できるわけです。

マーケティングの大家のコトラー先生が提唱するマーケティング4.0の最終段階は「体験の共有」です。

マーケティングも自分で実践していくことで、本質を理解していくことができます。

学びすぎて頭でっかちな人より、どんどん行動しながら学ぶアクティブラーニング型の「実践者」が成長&成功していくことができます。

私も10年以上、WordやPowerPointをきちんと学ばず、自己流で非効率なやり方で多くの時間等の損失をしていましたが、これからのビジネス人生の無駄を減らすべく、「豊田流Word&PowerPoint術」を実践して、効率・効果・品質の良いビジネス人生に変革していきたいと思います。

本気で仕事の生産性を高めたい方は、ぜひ以下の動画をご視聴ください。


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コンサルタント&講師専門のビジネスプロデューサー。早稲田大学商学部卒業後、経営戦略コンサルティングファームにて、大手自動車メーカー、大手百貨店、中古車流通、ソーシャルメディアマーケティング分野等の各業界ナンバーワン企業の経営改革プロジェクトを推進。 現在は「新しい教育を通じて社会を豊かにしていく」ミッションに基づき、有力なコンサルタントや講師のコンテンツマーケティングやビジネスモデル構築のプロデュースを手がける。

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