プロジェクト進捗管理の目的とやり方

メディア戦略

プロジェクトマネジメントの目的は、自分のプロジェクトと向き合い、自分のビジネスの価値を高める方法を企画し、実行することです。

顧客と向き合い、顧客に提供できる価値を高める方法を考え実行し、自分のブランド価値を高めていくことができます。

プロフェッショナルは、自分のプロジェクト(仕事)を1週間に1度は振返り、成果(価値)を向上していくための改善策を企画します。

プロフェッショナルは、この地道な習慣と努力を継続していくことで、唯一無二のブランドを創っていくことができます。

プロジェクトの進捗管理や進捗報告をする目的(メリット)は大きく3つあります。

1.プロジェクト進捗管理の目的

1-1.プロジェクトの進捗管理を行う

プロジェクトの行動計画に対して、週次で成果や進捗を把握するのが、プロジェクトマネジメントの基本サイクルになります。

プロフェッショナルは、自分のプロジェクト(仕事)を1週間に1度は俯瞰して、目標や計画を確認し、上手くいったこと、上手くいかなかったことを振返り、今後の進め方の改善すべきことを明確にします。

1-2.プロジェクトを仲間と共有し効果的に推進する

プロジェクトをひとりで抱えこまずに仲間やチームと共有し、一緒にプロジェクトを成功させていくのも大事なプロジェクトマネジメントです。

プロジェクトの目的や成果や進捗を仲間と共有し、プロジェクトを共創していくことで、プロジェクトの成功が加速していきます。

私もあなたのプロジェクトの進捗状況を共有させて頂くことで、直近の課題に応じた効果的なアドバイスやサポートをさせて頂くことができます。

1-3.プロジェクトを情報発信し行動を加速する

プロジェクトの成果を発信することで、どんな成果が出せるのか価値が伝わっていきます。

また、プロジェクト(仕事)を見える化して、これからやりたいことを情報発信してコミットメント(決意)することで、やる気や行動に繋げていくことができます。

プロジェクトの課題や協力して欲しいことなども情報発信して見える化していくことで、協力してくれる人が現れたりします。

プロジェクトの情報発信していくこともプロジェクトを推進する大事なプロジェクトマネジメントになります。

2.プロジェクト進捗管理のやり方

①目標を確認する

プロジェクトの目標を確認します。目標は、成果目標と行動目標に分けて管理しておきます。
期間は月単位・週単位で目標をブレイクダウンしておくと、週単位で計画と実績を比較することができます。

②実績把握する

数値管理

KPI(重点管理指標)の数値進捗を把握します。

行動管理

時間(リソース)を何にどれくらい使ったかを把握することが大事です。時間把握すると、生産性の高い時間の少なさや時間の大切さに気づきます。
使った時間に対して、成果や生産性も把握し、改善すべき対象を特定しておくと良いです。
カレンダー(スケジュール)、日記、課題管理表、コンテンツ管理表などで使った時間や行動を振返ります。

その他(定性的なトピックス)

顧客の成果や喜びのメッセージ、達成感や感動を感じたこと、成長を感じたことなど定性的な重要トピックスを振返ります。

③振返りする(内省する)

プロジェクト(行動)の振返り(内省)は、以下の項目に沿ってやっていきます。
・うまくいったことと要因(本質)
・うまくいかなかったことと要因(本質)
・感想や気づき
・今後の対策

④アクションプランに反映する

今後の対策を基にプロジェクト目標や計画などのアクションプランを更新します。
直近で直ぐに変えること、やることなどは強く意識するようにしておきます。

⑤コミットメントする

自分とのコミュニケーション(紙に張り出す、手帳に入れる)

目標や重要ルールなどは、部屋の壁に貼り出したり、手帳に入れたりして、常に目にとまるようにして、潜在意識にインプットします。
この潜在意識のマネジメント=セルフマネジメントが、自分を変えていく(進化していく)ために大事になってきます。

仲間と共有する、宣言する

ひとりでセルフマネジメントするのは必要条件ですが、それだけでは十分ではありません。
人は弱く、ひとりでは変えるのが難しいところがあります。
仲間やチームなど人と一緒にやることで、強制力で行動できるようになります。
プロジェクト計画や進捗を仲間と共有し、アクションプランを宣言することで、自ら戦略的に環境を創っていきます。

3.プロジェクト管理ツール

3-1.プロジェクト基本方針書

プロジェクト基本方針書は、プロジェクトの目標、目標、実現イメージ、目標達成プロセス、主要施策の実施方針、体制、運営ルール、ロードマップなどを明確にしたものです。常にプロジェクトの概要を確認できる資料になります。

3-2.課題管理表&コンテンツ管理表

プロジェクトを目標達成するための課題(タスク)を細分化して、優先順位や納期を明確にします。
コンテンツ作成計画も管理シートを作成しておくのもおすすめです。
いつまでにどんなコンテンツをどんなスケジュールで創っていくかの作成計画や、コンテンツ作成したらURLなどを管理しておきます。
あとから関連記事や関連動画として紹介したりするのもコンテンツ管理表(一覧表)があると効率的です。

3-3.スケジュール管理表

プロジェクト目標を週単位で分解して、週次スケジュールはマストで作成します。
細かく管理する場合は、週次スケジュールを別シートで、日次にブレイクダウンして、日次で管理します。

まとめ

プロジェクトは、やるべきことをやれば、成功できる。

数多くのプロジェクトや事業マネジメントを経験し、私が確信した本質です。

プロジェクト計画を明確にし、関係者と共有し、やるべきことをやっていけば、最後まで諦めずベストを尽くせば、道は開けていきます。

全力を尽くして、駄目なものは、逆に諦めるべきという判断もできます。

中途半端で曖昧な計画や、中途半端な行動、中途半端に諦めたりするので、多くのプロジェクトや事業は失敗しています。

本気でやるかどうか。これが本当に重要です。

本気でやるのであれば、やはりPDCAのプロジェクトマネジメントを徹底的にやるのが重要になってきます。

自分のプロジェクトと向き合う時間は、価値ある大切な時間です。

スポーツ選手やアーティストや芸能人など、どの業界のプロフェッショナルも一流と呼ばれる人は、ほぼ皆このプロジェクトレビューを習慣化して実践しています。

私達、コンサルタントや講師も一流のプロを目指す人は必須の習慣です。

1週間に1度、2時間くらい、時間を決めてスケジューリングしてしまいましょう。

ルーティンにしていくのがおすすめです。

自分のプロジェクト(ビジネス・ブランド)の価値を高めるPDCAマネジメントして、ダントツのブランドを創るプロフェッショナルの道を精進していきましょう。

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コンサルタント&講師専門のビジネスプロデューサー。早稲田大学商学部卒業後、経営戦略コンサルティングファームにて、大手自動車メーカー、大手百貨店、中古車流通、ソーシャルメディアマーケティング分野等の各業界ナンバーワン企業の経営改革プロジェクトを推進。 現在は「新しい教育を通じて社会を豊かにしていく」ミッションに基づき、有力なコンサルタントや講師のコンテンツマーケティングやビジネスモデル構築のプロデュースを手がける。

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